Brænd igennem med dine budskaber

Uanset om du er ekspert, leder, facilitator eller underviser, vil din evne til at kommunikere effektivt og målrettet ofte være afgørende for, hvilke resultater du kan opnå med dit team og din organisation. I denne artikel deler vi nogle tips til, hvordan du kan blive bedre til at forberede dine præsentationer og kommunikere mere effektivt.

Kommunikation er et bredt felt, og det er umuligt at dække alt i én artikel. Derfor har vi valgt at fokusere på de områder, der er mest relevante for dem, som gerne vil i gang med at forbedre deres kommunikationspraksis.

Vi starter med en introduktion til, hvordan hjernen fungerer. Første afsnit fungerer som basis for de to efterfølgende afsnit, da en forståelse af, hvordan hjernen fungerer, danner grundlag for mange af de kommunikationsprincipper, vi præsenterer senere i artiklen. Når det er sagt, er studier af hjernen også et bredt felt, så vi vil nøjes med at berøre den mest relevante viden, som vedrører kommunikation. I andet afsnit ser vi på, hvordan du forbereder din præsentation, hvor vi introducerer to konkrete værktøjer til at forbedre dine præsentationer, som du kan begynde at bruge med det samme. Vi afslutter artiklen med det tredje og sidste afsnit, hvor vi dykker ned i, hvordan du holder din præsentation med fokus på strategisk brug af kropssprog.

Vi håber, at vores tips vil hjælpe dig til at holde præsentationer med effekt. Hvis du allerede er en erfaren kommunikator, vil du stadig få inspiration til, hvordan du kan optimere din kommunikationspraksis yderligere.

Mark Bowden, som er en amerikansk kropssprogsekspert, forklarer sammenhængen mellem det første indtryk, publikum får af dig, og hvordan den menneskelige hjerne fungerer. Den menneskelige hjerne er designet til at scanne omgivelser for fare, og historisk har vi været nødsaget til at kunne træffe en hurtig beslutning om dette. Dette var nødvendigt i evolutionstiden, hvor mennesker dagligt måtte træffe beslutninger om liv eller død. Hvis de vurderede, at der var fare på færde, måtte de flygte med det samme. I dag fungerer vores hjerne under samme principper, men i kontekst af sociale relationer og interaktioner med andre. Bowden siger således, at inden for de første 90 sekunder af en præsentation, har publikum allerede besluttet, om du er deres ven eller fjende. Det betyder, at hvis vi kommer skævt ind på hinanden fra starten, har vi kun en lille chance for at lykkes med vores præsentationer.

Når du faciliterer en workshop eller et møde, skal du være opmærksom på, at deltagerne vil begynde at vurdere, om de kan lide dig eller ej, allerede inden det formelle møde starter. De vil basere deres vurdering af dig på, hvordan du byder dem velkommen, og hvor nærværende du er inden mødet. Er du for eksempel optaget af at tjekke dine e-mails, eller viser du interesse for dem med smalltalk, positivt kropssprog og åbenhed?

Hvis vi ser på, hvordan hjernen fungerer, opdelte den israelsk-amerikanske psykolog Daniel Kahneman hjernen i et system 1 og et system 2, der hvert repræsenterer enten hurtig eller langsom tænkning. Ser vi på 90-sekundersreglen, er det her, at system 1 – den hurtigtænkende del af hjernen – er dominerende.

”Men hvad kan vi gøre, hvis vi virkelig gerne vil have, at system 1-hjernen skal kunne lide os?”

Ifølge Kahneman bliver system 1 fremkaldt af følelser og har en tendens til at drage forhastede konklusioner uden at have en særlig grund til det. Så når vi gerne vil have, at folk skal kunne lide os, prøver vi at finde et fælles grundlag, der forbinder os, og få dem til at opbygge empati for os eller den historie, vi fortæller. Vi vil også gerne have dem til at føle, at de er i gode hænder, og at de kan stole på det, vi siger, i vores præsentationer.

Når du forbereder og holder dine præsentationer, er det vigtigt at vide, hvordan hjernen fungerer. Og hvis du nogle gange føler, at det er svært at skabe engagement blandt deltagerne, så tænk over, hvad du gjorde for at motivere dem og opbygge tillid hos dem fra jeres første touchpoints.

Redundanseffekten relaterer til, hvordan hjernen håndterer flere forskellige informationskilder, fx billeder og tekst, og er blevet beskrevet i læringsteorier i løbet af de senere årtier og blandt andet nævnt af David JP Phillips i hans Ted Talk How to Avoid Death by PowerPoint.

Et eksempel på redundanseffekten kunne være, at du tager telefonen, mens du sidder og arbejder fokuseret på en opgave på din computer. Selvom du taler i telefon, kan du ikke lade være med at se på opgaven, men det er svært at læse ordene på skærmen og lytte på samme tid.

Så hvordan påvirker redundanseffekten den måde, vi forbereder vores præsentationer på? Overordnet kan man sige, at hvis dine deltagere både læser og lytter på samme tid, er sandsynligheden for, at de husker, hvad du siger, stort set lig nul. Derfor er det en god idé at sørge for, at dine slides ikke indeholder for meget tekst, der distraherer dem fra at holde fokus på det, du siger.

·         Tal kun i maks. 20 minutter, før du inddrager deltagerne.

·         Du bør ikke præsentere et emne i mere end 45 minutter, før du får deltagerne til at arbejde med en aktivitet for at give dem tid til at fordøje det, du præsenterer.

·         Hvis din præsentation varer mere end en time, bør du give deltagerne en pause hver time.

En anden måde, hvor du risikerer at miste deltagernes opmærksomhed, er at glemme alt om, at de er i lokalet. Det kan der være mange grunde til, fx hvis du er nervøs for din præsentation og fokuserer på dine noter uden at være opmærksom på dit publikum, eller hvis du taler om et emne, du er meget passioneret om, og glemmer alt om deltagerne, tiden og energien i lokalet.

Den menneskelige hjerne kan ikke holde fokus i ret lang tid ad gangen. Derfor anbefaler vi, at du holder dine præsentationer på maks. 20 minutter i fysiske møder og 10 minutter i virtuelle møder, før du aktiverer deltagerne. En måde at involvere dem på kunne være, at du stiller et spørgsmål for at få dem til at reflektere over det præsenterede indhold, eller du kan få dem til at tale om et spørgsmål to og to i et par minutter.

Brug af mikroinvolvering hvert 10. eller 20. minut er en nem måde at holde deltagerne engageret under hele præsentationen. Din præsentation bør ikke vare mere end 45 minutter, før du får deltagerne til at arbejde med gruppeaktiviteter, så de har mulighed for at fordøje indholdet. Hvis din videnssession varer mere end en time, kan det være en god idé at give deltagerne en pause hver time.

I næste afsnit vil vi introducere to konkrete værktøjer, der kan hjælpe dig med at forberede og strukturere din præsentation.

I Implement har vi udviklet et værktøj, der hedder Designstjernen. Vi bruger den til at designe alle former for interaktioner, herunder forberedelse af præsentationer.

Læs mere om designstjernen og få en praktisk guide der hjælper dig til at komme i gang med at forberede og holde mere effektive præsentationer. Down hele artiklen ved at klikke på linket herunder: